Veiligheid op de werkvloer? Zo pakt dit reclamebureau het aan

Van foute grappen en pesten tot medewerkers die worden aangerand. Veel werkgevers worstelen – na #MeToo en de commotie rond The Voice en DWDD – met de vraag: hoe voorkom je grensoverschrijdend gedrag? En hoe houden we het veilig? Reclamebureau Eigen Fabrikaat vertelt over zijn aanpak. 

‘We zouden het toch wel weten als er hier iets speelt? Als management staat onze deur altijd open, mensen lopen voor honderd-en-een dingen naar binnen. Nee, dat gebeurt hier niet.’ 

Vertrouwenspersoon aanstellen straks verplicht?Mogelijk worden bedrijven en organisaties verplicht een vertrouwenspersoon aan te stellen. Binnenkort wordt in de Tweede Kamer een initiatiefwetsvoorstel dat hierover gaat. Nu is dit nog niet het geval en heeft niet iedere medewerker toegang tot een interne of externe vertrouwenspersoon. Het is belangrijk dat werknemers bij iemand terechtkunnen en het is goed als er met dit wetsvoorstel een verplichte vertrouwenspersoon geregeld wordt, aldus VNO-NCW en MKB-Nederland. Wel hopen kleine bedrijven dat ze gezamenlijk iemand mogen aanstellen voor de hele branche. Anders is het voor hen moeilijk te organiseren en ook duur. VNO-NCW en MKB-Nederland: ‘Hoe kleiner het bedrijf, hoe eerder je namelijk weet over wie en wat het gaat als iemand naar een vertrouwenspersoon stapt. Daarom zou in het wetsvoorstel wat ons betreft ook geregeld moeten worden dat er voor kleinere bedrijven een vertrouwenspersoon op brancheniveau of via de arbodienstverlener moet kunnen zijn.’ 

Dat dachten managing partner Karina Buitenhuis en haar twee collega-directeuren in 2017, toen #MeToo losbarstte. De drie staan aan het hoofd van Eigen Fabrikaat, een middelgroot reclamebureau in Amstelveen. 

De ophef rondom The Voice vorig jaar bracht het thema dichter bij huis. ‘Soms hangen zaken in de lucht’, zegt Buitenhuis. ‘Dat was nu zeker zo. Bij ons groeide het besef dat het een valkuil is om te denken dat hier niets gebeurt of kan gebeuren.’  

Dat besef werd aangezwengeld door HR-manager Ingrid Zeilstra. Zij vond het tijd om het thema op de agenda te zetten. ‘Een informeel sfeertje kan ook een valkuil zijn’, zegt ze. ‘Een geintje moet kunnen, nietwaar? Als alle collega’s meelachen met die toffe collega, kan het heel lastig zijn daar iets van te zeggen. Dan voel je je een zeurpiet.’ 

Buitenhuis: ‘Mensen willen ook graag bij het team horen. We denken allemaal dat we iedereen van haver tot gort kennen. Maar de praktijk leert dat mensen het vaak heel moeilijk en ongemakkelijk vinden om intern een melding te doen. Als je als bedrijf niets regelt, zadel je werknemers daar zelf mee op.’ 

1 op de 2 vrouwen en 1 op de 5 mannen krijgt te maken met grensoverschrijdend gedrag

Harde cijfers 

De cijfers liegen niet. Eén op de twee vrouwen en één op de vijf mannen krijgt in haar of zijn leven te maken met fysiek seksueel grensoverschrijdend gedrag. Dat benadrukte Mariëtte Hamer, regeringscommissaris grensoverschrijdend gedrag en seksueel geweld, onlangs nog in een interview met Forum. Zij riep werkgevers op om het onderwerp serieus te nemen en niet weg te kijken. 

Maar wat is ongewenst gedrag? En hoe zorg je voor die veilige werkvloer? Met die vragen worstelen veel werkgevers. Eenduidige antwoorden zijn er niet. Veel gaat over de context, stelt Zeilstra. ‘Bij grensoverschrijdend gedrag gaat het erom hoe de ontvanger het beleeft en niet om de bedoeling van degene die de grap of opmerking maakt. Met de opmerking ‘leuk broekie heb je aan’ hoeft niets mis te zijn. Maar als een mannelijke collega dat tegen een jonge stagiaire zegt die vóór hem loopt, kan het een ander verhaal worden.’ 

Schuren 

Eigen Fabrikaat heeft het onderwerp dus in het vizier. ‘Ook omdat bij ons veel jong talent aanmonstert’, legt Buitenhuis uit. ‘We hebben als werkgever de verantwoordelijkheid om voor een veilige werkvloer te zorgen.’ Daarom werkt ze ook – anders dan veel werkgevers – wél mee aan een interview over dit onderwerp. Maar Buitenhuis weet als reclamevrouw hoe belangrijk communicatie en transparantie zijn. Ook over lastige onderwerpen die een beetje schuren en soms leiden tot ongemakkelijke gesprekken. 

Eigen ervaring 

Of de managing partner zelf ooit te maken heeft gehad met ongewenst gedrag? ‘Ik kan me geen voorval herinneren. Ik doe dit werk sinds mijn 25ste. Als jonge meid werd ik destijds soms niet serieus genomen, dat merkte ik wel. Aan de andere kant kreeg ik bepaalde zaken juist ook weer wat eerder voor elkaar. Maar dat was het wel. Ik vrees ook dat ik niet zo snel iets oppik. Ik ben ook altijd de laatste die doorheeft dat er wat speelt tussen twee collega’s.’ 

Het is voor haar reden te meer om het onderwerp zo serieus te nemen. ‘Ik ben blijkbaar niet zo alert. En juist wanneer je denkt: dit gebeurt in mijn bedrijf echt niet, is dat misschien een waarschuwing dat je er iets mee moet.’ 

Samen met HR-manager Liesbeth van Putten van DDB Unlimited, een ander reclamebureau dat in hetzelfde gebouw huist, nodigde HR-manager Zeilstra Karin Bosman uit. Zij is een zogeheten ervaringsdeskundige. Ze weet hoe groot de schaamte kan zijn en hoe angst je kan verlammen: twee jaar lang was ze slachtoffer van haar directeur. Ze schreef er het boek Spugen op de tosti van Hans over.  

Inmiddels is Bosman directeur van Report App, dat bedrijven met behulp van een tool helpt bij het creëren van een veilige werkvloer. Haar verhaal maakte indruk op Buitenhuis: ‘Alleen al de introductie van de app bij onze medewerkers bracht het gesprek op gang. Dat werkt al preventief en is pure winst.’  

In de app, die alle medewerkers van de twee reclamebureaus op de telefoon hebben staan, staat informatie over verschillende vormen van ongewenst gedrag. Dat vergroot kennis over het onderwerp en maakt het onderwerp ‘gedrag’ bespreekbaar. Ook kunnen medewerkers via de app contact zoeken met één van de twee externe vertrouwenspersonen of met de HR-manager. Buitenhuis: ‘Een melding doen is laagdrempelig en kan buiten het bedrijf om – dat vind ik belangrijk. Medewerkers besluiten zelf wat ze willen: anoniem melden, een gesprek met een vertrouwenspersoon of met personeelszaken.’ 

‘Ik zet het in de app!’ 

De app heeft het gesprek op kantoor op gang gebracht, ziet Zeilstra. ‘Bij een grap hoor je: ‘Ik zet het in de app, hoor!’ Collega’s zijn ermee bezig, het zet ze aan het denken. Natuurlijk vinden sommigen het allemaal wat overdreven. Die denken: je mag ook niks meer zeggen tegenwoordig. Maar de tijden veranderen. Vroeger was roken op de werkvloer gewoon. Dat kunnen we ons nu ook niet meer voorstellen.’ 

Het belangrijkste doel van Report App is volgens Zeilstra het voorkomen van ongewenst gedrag. ‘Zorgen dat het onderwerp leeft en dat mensen zich veilig genoeg voelen om hun persoonlijke grenzen aan te geven als iemand daar – vaak onbedoeld – overheen gaat. Niets is te klein. Soms wil je als werknemer misschien gewoon even met een vertrouwenspersoon overleggen wat je met een bepaalde situatie aan moet. Dat kan ook over je eigen gedrag gaan: kan dit nog wel?’ 

‘De kunst is om escalatie te voorkomen’, legt Zeilstra uit.  ‘Je wilt niet dat mensen met buikpijn naar hun werk komen. We zitten hier niet in de kroeg. Je hoeft niet álles te zeggen of te doen wat in je opkomt.’ Buitenhuis vult aan: ‘We zijn als samenleving met z’n allen op zoek naar een nieuwe balans – ook op de werkvloer. Soms slaat dat een beetje door naar links of naar rechts. Dat hoort bij deze fase.’  

Vertrouwenspersoon 

Het onderwerp staat niet alleen bij de Amstelveense reclamebureaus hoog op de agenda. Ook VIA Nederland, branchevereniging voor de media en de communicatie-, creatieve en data- & techsector, werkt hard aan het realiseren van zo’n veilige werkvloer, zegt directeur Saskia Baneke.  

‘Het nieuws uit Hilversum over DWDD laat zien hoe fout het kan gaan. We moeten daar allemaal alert op zijn. Dan hebben we het niet alleen over seksueel overschrijdend gedrag, maar over het hele scala van ongewenst gedrag. Als jij als leidinggevende een persoon nooit laat uitpraten, geef je alle collega’s de boodschap dat je diegene niet serieus hoeft te nemen.’ 

Na de ophef rond The Voice stelde de brancheorganisatie een vertrouwenspersoon aan, Gerda Arends-Ruitenberg. Alle leden – ruim 300 bedrijven – kunnen bij haar terecht, met meldingen en voor advies. ‘Gerda is in sommige bedrijven al een begrip,’ vertelt Baneke. ‘Wat zou Gerda hiervan zeggen?’, zeggen ze dan. Dat is alleen maar goed. We moeten veel meer met elkaar in gesprek over dit soort ongemakkelijke onderwerpen.’ Gerda heeft inmiddels ongeveer tien meldingen ontvangen. ‘Maar dat zouden er volgens mij veel meer kunnen zijn’, zegt Baneke. ‘Er speelt veel meer op de werkvloer. De drempel om te melden is nog te hoog.  Aan ons de taak om de drempel zo laag mogelijk te maken.’ 

‘Stap op een collega af als die een stomme grap maakt’ 

Uit de bocht 

Werkgevers moeten dus alert blijven op signalen: meldingen en ziekteverzuim. Baneke van brancheorganisatie VIA: ‘Je bent er niet met het aanstellen van een vertrouwenspersoon. Het gaat om bewustwording. We hebben ook een webinar georganiseerd over actieve omstanders. Hoe reageren we wanneer iemand uit de bocht vliegt? Lachen we dan mee of spreken we iemand er meteen op aan?’ Dat laatste is volgens Baneke belangrijk. ‘Dan druk je dit soort gedrag meteen de kop in.’  

Ook leidinggevenden moeten in de spiegel durven kijken, zegt Baneke. ‘Stap op een collega af wanneer die een stomme grap maakt.’ Baneke memoreert hoe ze zelf een keer een mannelijke collega ‘een pets op zijn billen gaf’ toen hij weer terugkeerde op kantoor – hij was net vader geworden. ‘Ik was zó blij hem weer te zien. Maar ik had dat natuurlijk nooit mogen doen. Ik heb ’m later gebeld en dat gezegd. Gelukkig had hij het niet verkeerd opgevat.’ 

Baneke vertelt dat ze zelf van nature ‘nogal bondig of ongeduldig kan zijn’. Iedereen kan een keer uit zijn slof schieten, vindt zij. ‘Maar het mag geen structureel gedrag worden. Iedere medewerker moet waardig behandeld worden. Anders heb je als bedrijf een probleem.’  

De personen op de foto bovenaan dit artikel worden niet genoemd in het artikel, maar werken wel bij het reclamebureau.

Onderzoeksbureau Hoffmann: ‘Op onze eigen borrels geen alcohol’Van een handtastelijke Sinterklaas die collega’s op schoot wil tot promotie in ruil voor seks en personeelsleden die naaktfoto’s van collega’s delen. Volgens Martijn van de Beek, directeur van onderzoeksbureau Hoffmann, is een veilige werkvloer nog ver weg.
Van oudsher doet onderzoeksbureau Hoffmann onderzoek naar bedrijfsfraude en integriteit. Naar sjoemelende werknemers dus, frauderende boekhouders en omgekochte wethouders. Maar het aantal onderzoeken naar ongewenst gedrag op de werkvloer groeit snel. ‘Werkgevers nemen dit soort meldingen nu veel hoger op’, zegt Van de Beek. In de eerste helft van 2022 kregen we al vijftig meldingen binnen, vergeleken met 31 stuks in heel 2021.’
De directeur weet hoe gevoelig dit soort zaken liggen. Grensoverschrijdend gedrag komt volgens hem echt overal voor. ‘Van productiebedrijven tot op de Zuidas. De mechanismes zijn hetzelfde als op het schoolplein, maar vaak hebben ze ernstigere gevolgen.’
Tijdens corona zag Hoffmann het aantal meldingen over ongewenst gedrag al toenemen. ‘Mensen werkten van huis uit, verschenen halfnaakt voor de camera en gingen rare dingen roepen over de app. Nu zijn we met z’n allen weer terug op kantoor en zijn de bedrijfsborrels weer begonnen. En als er alcohol in het spel is, gebeuren er sneller onwenselijke dingen.’
Van de Beek vertelt over een zaak waarin een manager op het bedrijfsfeest voortdurend een vrouwelijke medewerker probeerde te zoenen. Collega’s moesten de man wegduwen. ‘Veel van dit soort gedrag heeft met macht te maken. Mannen in leidinggevende posities weten dat ze er mee wegkomen en vragen seks in ruil voor een promotie. Maar het gaat niet alleen over seksueel ongewenst gedrag. Ook pesten kan ernstige vormen aannemen.’
Inmiddels heeft Hoffmann naast onderzoekers ook gedragswetenschappers in dienst. Zij gaan op de werkvloer met vermeende daders in gesprek. ‘Natuurlijk zijn er zaken die met één lastig gesprek zijn op te lossen. Dan gaat het over het corrigeren van iemands gedrag. Maar er zijn ook veel schokkende verhalen: bedrijven waar een angstcultuur heerst en waar de leidinggevenden elkaar de hand boven het hoofd houden.’
Bedrijven met veel jonge medewerkers zijn volgens Van de Beek kwetsbaar. Zoals de supermarktbranche, waar veel jongeren hun eerste bijbaantje hebben, sectoren met veel tijdelijke contracten, en bedrijven waar de leiding centraal zit en productie elders plaatsvindt. Van de Beek vertelt over een zaak waarbij leidinggevenden in een productiehal in een appgroep bijhielden met welke collega’s ze seks hadden gehad. ‘Er werden zelfs naaktfoto’s gedeeld. Dan maakt de groepscultuur dat mensen tot van alles in staat zijn.’
Wanneer Hoffmann wordt ingeschakeld, volgt meestal eerst een gesprek met de melder. Zijn er bewijzen, tijdklokken, camerabeelden? Collega’s die iets hebben gezien, eerdere meldingen? ‘Dan willen we niet horen dat Kees zo’n leuke leidinggevende is, dat is voor ons op dat moment niet relevant.’ Wat een werkgever met Hoffmanns bevindingen doet, is overigens wel aan die organisatie zelf.
Van de Beek adviseert om heldere afspraken te maken voor op de werkvloer. ‘Dat voorkomt veel ellende. Sluit bijvoorbeeld als leidinggevende niet alleen af, voer beoordelingsgesprekken altijd met drie mensen, voorkom dat een medewerker alleen is met een minderjarige kracht. En schenk geen alcohol op bedrijfsfeesten. Dat doen wij zelf ook niet bij onze borrels op kantoor.’  

Op de hoogte blijven van onze beste artikelen? Schrijf je dan gratis in voor onze nieuwsbrief.