Openbare aanbesteding door gemeenten en andere (overheids)instanties levert bedrijven regelmatig onnodige frustratie op. Deze bedrijven vertellen hoe het beter kan.
Openbare aanbesteding door gemeenten en andere (overheids)instanties levert bedrijven regelmatig onnodige frustratie op. De aanbesteders zeggen niet duidelijk wát ze willen, maar wel hóe ze het willen. Ze gaan in hun randvoorwaarden volslagen voorbij aan de praktijk. Of zijn zo precies dat er maar één kandidaat aan hun voorwaarden kan voldoen: de huidige leverancier. Deze 3 ondernemers werden onheus behandeld en kregen gelijk van de Commissie van Aanbestedingsexperts. Welke tips hebben zij voor de overheid?
‘Stop aanbesteden om het aanbesteden’
Naam: Wendy de Pree, tenderspecialist bij Staples Nederland, leverancier van kantoorbenodigdheden, services en oplossingen
Aanbesteding: Levering van kantoorartikelen
‘Vorig jaar deden we mee aan een Europese openbare aanbesteding, waarbij de opdrachtgever wilde dat de pennen per stuk zouden worden verpakt en geleverd. Van die eis mocht 50 procent worden afgeweken. De in de markt gebruikelijke verpakkingseenheid is echter 10. Ja, we mochten daarin afwijken, alleen: anderhalve pen leveren gaat niet. Potentiële inschrijvers konden daar dus niks mee, met die verpakkingseis.’
‘De opdrachtgever realiseerde zich niet dat de vraag niet aansloot op het aanbod vanuit de markt. Ze lieten weten dat de huidige leverancier wel aan hun eisen voldeed. Wij vonden dat de concurrentie daardoor werd beperkt tot één partij, en wel de zittende leverancier. Twee potentiële inschrijvers, onder wie wij, kaartten dit aan. Vervolgens dienden wij een klacht in via het klachtenmeldpunt van de opdrachtgever. Die gaf inhoudelijk niet thuis, helaas. Dus trokken we ons terug uit de aanbesteding.’
Disproportionele eisen bij openbare aanbesteding
‘Uiteindelijk heeft de opdrachtgever maar één geldige inschrijving ontvangen, en dat was van de huidige leverancier. Hier werd aanbesteed om het aanbesteden. Als inkoper moet je dat niet willen en juist de concurrentie stimuleren. De opdrachtgever hield rigide vast aan haar voorwaarden, die teveel van de markt afweken. Daarmee handelde ze in strijd met het beginsel van gelijke behandeling, meenden wij.’
‘We zijn naar de Commissie van Aanbestedingsexperts gestapt met de vraag: zien wij het nou verkeerd? Maar de commissie gaf ons gelijk, vond ook dat er disproportionele eisen zijn gesteld, en ook dat de aanbesteding naar de zittende partij was toegeschreven. Nee, we zijn er niet mee naar de rechter gegaan. We wilden de zaak inhoudelijk toetsen en zijn blij dat dit door de aanbestedingsexperts is gedaan.’
‘We hebben ook goede ervaringen hoor. Dit jaar deden we mee aan een tender van een universiteit. Daar maakten we bezwaar tegen een van hun eisen. Na binnenkomst van de klacht verlengde de universiteit de inschrijftermijn om zo onze klacht zorgvuldig te kunnen behandelen. Dat was een verademing. Dat ze de procedure stilzetten en oog hebben voor de markt. Zo kan het ook.’